为您的小型企业选择最佳文档管理解决方案

由Dania Buchanan.
上次更新于2020年11月19日星期四
哪个文件管理系统适合您的小型企业?这些云存储解决方案和文档管理系统的比较将帮助您为您选择合适的工具。
选择最佳文档管理系统
图像来源:Istock.com

拥有文件管理战略的想法已成为小企业业务的重要组成部分。选择合适的解决方案至关重要,因为它可以与内部工作流程和业务的操作中的操作完全成分,从而提供从结构中的所有内容来组织和保护文档,能够提高客户体验并实现协同工作流程,远程工作能力,以及遥控工作业务连续性能力。

因此,您选择的文档管理解决方案必须支持您的业务的所有需求,而不是仅仅是一个“云存储”应用程序,因为这些工具,其中一些我们将在下面审核,不提供A的高级功能和功能强大的文档管理系统。

有关的: 什么是文档管理系统以及为什么需要一个?

为了使您更容易比较一些更流行的基于云的文档存储和文档管理系统,我们将下面的列表分为云存储与真实文档管理系统,以帮助您为您的小型企业确定合适的解决方案。

小企业的云存储解决方案

1.谷歌驱动器

虽然使用 谷歌驱动器 已成为两家业务(即Google Drive for Work)和个人使用的流行,重要的是要了解其功能,主要是基于云的文件存储系统,具有有限的安全和文档管理系统的其他关键特征,例如电子签名,可自定义的文件结构和存储文件传输和存储的库级加密。

在加方面,这个平台确实允许文档协作,控制用户访问文件和同步编辑,这意味着用户可以在没有版本问题的情况下远程工作。 Google Drive的主要缺点是它缺乏真正的任务和工作流管理功能以及潜在的安全性和合规性问题。

2. Adob​​e文档云

Adobe基于云的文档存储应用程序 Adobe文档云 只是众所周知的内容...一个存储平台,也允许您编辑PDF,但不提供超出基本共享和电子签名功能的文档管理功能。此解决方案中没有任何工作流,安全性,合规性或高级协作工具。但是,对于处理许多PDF文件的小型企业,高级编辑功能和电子签名工具可以在这个工具上投资值得注意的。

3. Dropbox.

dropbox. 是一个真正的基于云的文档共享平台,可以由各种尺寸的个人和业务使用。用户可以在收到邀请时访问文件,即使它们没有帐户,也可能也是可能的。但是,Dropbox没有任何高级工作流特征,电子签名,合规性或其他关键功能,这些功能将其限定为文档管理系统,因此,如果业务要为文件存储选择它,则需要其他工具能够真正拥有声音,安全和强大的文档管理平台。

4.微软oneedrive

微软onedrive 然而,类似于Dropbox和Google Drive,它的实力在于与Microsoft Windows平台集成(因此,如果您是Mac用户,则需要下载单独的客户端工具)。 Microsoft用户的好处是您可以使用桌面版本的Office应用程序同步您的文件,并启用自动保存到OneDrive。

将文件或文件夹放入OneDrive时,它会自动同步到云(和您的其他设备)。要共享文件,您可以提供给其他用户的链接。但是,Microsoft Onedrive是一个真正的基于云的文件存储系统。它没有全面文档管理系统的任何功能。

基于云的小型企业的文档管理解决方案

1. Zoho Docs.

Zoho Docs. 是一个比上面提到的那些云存储应用程序更强大的文档管理解决方案,具有云存储和通过将文件通过电子邮件发送到由Zoho生成的电子邮件地址来上传文件。该平台还提供了一些安全选项,包括受密码保护的文件以及病毒和恶意软件保护。

虽然Zoho Docs是一个坚实的文档管理解决方案,但它不提供其他解决方案的高级工作流定制,安全性或内置电子签名功能,这很快就会成为需要使用其文档的小企业的积分管理解决方案,以确保更高级别的业务连续性,网络安全和远程工作能力。

2.框(商业)

盒子 提供多次服务,每个服务都提供用户不同级别的商业监管和合规功能,尽管该公司并没有具体描绘其合规性能力,这些功能将在挂钩上留下用户以确定解决方案是否有助于他们满足其需求。框确实允许某种级别的工作流程自动化,并提供无限制的存储,但它可能不允许用户查看和编辑某些类型的文档。 

框确实允许用户协作和文件锁定,但是,它不允许完全同步的文件工作,意味着可能出现版本问题。总的来说,框提供了一些协作和远程工作流程功能,但它无法提供业务持续和自定义为组织特定操作需求所必需的工具的完整补充。

3. SmartVault.

smartvault. 是一个全面的文档管理工具,允许组织创建定制的无缝,无纸文档工作流程,以定制为其确切需求。 SmartVault的力量在文档管理和安全文件共享的所有文档管理和安全文件共享以及合规性和数据安全性等方面都是强大的能力,以及Docusign,Outlook,Quickbook等的生产力和业务应用程序集成。平台的灵活性和功能使SmartVault用户能够使用一个平台轻松解决所有业务单位,合规性要求和客户服务要求的独特需求。

SmartVault的独特福利是它能够满足Finra-Compliance(金融行业监管机构)和HIPAA的合规需求。这意味着即使在高度监管的业务中,SmartVault也可以帮助组织满足他们的安全和合规性的需求,同时也在提高 工作流程效率,生产力和协作。

结论

如您所见,基于云的存储解决方案与真实文档管理解决方案之间存在显着差异,因为我们在本文中的一部分中概述。确保您了解您的工作流管理,安全性,合规性,远程工作能力和文档访问和协作以及在使用基于云的文档存储解决方案的好处时的文档访问和协作以及商业延期的需求至关重要。一个真实的文档管理解决方案。

一定要做自己的研究,然后在您正在考虑的平台上接触支持团队。他们可以帮助您了解您正在评估的解决方案的完整功能,然后您可以确定哪些文档管理平台最适合您的业务。

关于作者
Dania Buchanan是负责人 SmartVault,Global.自2008年公司成立以来,曾担任领导力。在她目前的作用中,Dania负责MartVault业务的文化,愿景和增长,这成为2017年的Getbusy产品系列的一部分.Dania有更多经过30年的技术部门经验,在各种渠道和营销策略中建立高性能的团队。

 
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