10个最致命的单词和
业务中的短语

由Gary Blake.
上次更新了2020年2月24日星期一
想要让您的业务写作更有效吗?以下是避免在信件和电子邮件中的十条短语。
不要在商业中使用的话
图像来源: bigstockphoto.com.

看看接下来的四个或五个字母,电子邮件和越过您桌面的备忘录。他们以清晰度和精确度唱歌吗?或者他们听起来好像是在查尔斯狄更斯小说中的律师写的?更糟糕的是:他们听起来像是由自己公司的律师写的吗?

大学教师'给我错了:律师在那里保护你,点缀我'S,想到一切。但是你在那里处理客户,其中部分意味着写作,以便你遇到人类,关怀,最新和个人。

作为教导现场研讨会的人"有效的商业写作" and "Technical Writing,"我浏览了数百个字母,备忘录,报告,电子邮件,提案,手册和程序。我很少看到一份完全避免我所说的文件"10 Deadliest"商务写作中通常存在的单词和短语。

有几个恶臭的短语毁了一封信吗?这是一个如此大的交易吗?好吧,当您考虑今天美国公司发送多少封信时,您就会意识到使其明确,简洁,适当地对新千年的重要性是多么重要。

通过消除以下10个短语,您可以在一个笔划中制作贵公司'S文件明显更好。此外,您还会改进贵公司'S形象,可以更好地解决索赔,"sell"定居点更好,获取信息更快,并削减数千个浪费的单词。

以下是我始终删除或查找替代品的10个短语,因为我审查了写作样本:

1. "Yours very truly" (also "Sincerely yours" and "Very truly yours"). 你不是他们的。这些闭合剂陈旧。我发现自己使用了"Sincerely"几乎一直都是。 

2. "Respectfully" - 这次结算有一个庄严的,几乎戴着帽子,我不喜欢它。我看到它一直在拒绝字母中使用。也许作者在思考是什么:"If I use 'Respectfully,'它会软化打击。"但是,当然,它就不了'T。它只是增加了一个忧郁的基调并赢了'T让读者有任何更快乐的让他或她的索赔否认。

3. "请建议......" - 类似的律师的短语,几乎总是不必要的。通常你不是那么多给予"advice" as you are "telling' or "informing."保存此短语以获取建议的行为。但无需写:"请注意,支票逾期。" Simply write: "检查已逾期。" Instead of "我建议他明天给我打电话," just write "我告诉他,他明天给我打电话。" Maybe "告诉有点太刺激了一些,在这种情况下随意使用它"advice" as needed. But "advise" or "be advised"几乎总是矫枉过正。

4. "Kindly" - "Please"工作比这个古老的单词更好。

5. "I have forwarded..." "I am forwarding" - In e- mail, "forwarding"确实具有特定的含义:将材料从其他人发送到读者。在其他情况下(例如,我正在向您转发我的名片),只需使用"send."

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6. "Above-captioned" (also: "above referenced") - 这些短语中的任何一个都告诉读者停止阅读,把目光翻回来"RE line,"找到信息,然后重新输入字母以继续阅读。不't刚刚总结信本身中的突出信息更容易?换句话说,如果"上述索赔" refers to "Smith vs. Jones," why not write, "在史密斯与jones声称..." Sometimes the "above"将参考索赔号码。在这种情况下,只需将索赔号放在字母本身中。写作中的诀窍是让读者阅读尽可能少的分心。 

7. "请不要犹豫与我联系。" - I'll避免写作,"如果我每次看到这句话都有一美元使用...." because then I'd使用陈词滥调来批评陈词滥调'! The prevalent "请不要犹豫"近半个世纪前的近半个世纪前,这是一个光明,明亮的短语,但现在,像大多数陈词滥调一样,它的人气都付出了代价。当您使用陈词滥调时,您可以向您思考陈词滥调发送消息。所以,这句话很无害,它确实将其作者描绘成强悍的非个人。用:"please call me,"有礼貌地与陈词滥调的连接。

8. "Please note that..." 再次,这里'■一个似乎无辜的一句话,但它有一个相当学校的语气("Now, pay attention!") I'd omit the phrase.

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9. "附上请看。" - 这句话,除了任何其他商品写作中的短语,亚律师的方式对人们开始写的律师的方式,他们都绝望地避免使用代词"I"或者只是喜欢重复他们的短语'在其他信件中看到没有思考自己。毕竟,你有什么"find"?

这让我想起了一个笑话。一个男人进入餐馆,订购牛排晚餐。后来,服务员走过桌子,互相笑了,问道"你是怎么找到你的牛排的? "那家伙看着服务员说,"我刚搬了土豆泥 - 那里是!"

当甲壳虫乐队来到美国后回家后,一名记者问他们:"你是怎么找到美国的?"Fab四个回答,"我们左转在格陵兰岛。"

说够了!那里's nothing to "find." Use "enclosed is..." or "I've enclosed."

10。"Under separate cover" - When you write, "我送你这个"在单独的封面下,"你延续了形式和古老的短语。当我听到这个词"cover,"我想起了一个大的意大利面锅,这让我想起了"boil down"想到的思想,"我正在分别向您发送[或由FedEx等]"

如果你一直看到这些短语,也许是它'是时候训练你的一些人提高他们的写作,以确保它向前移动。 

加里布莱克,作者 商业写作的要素,是华盛顿港,基于NY的写作顾问,在美国展示了现场商业写作研讨会。 Blake博士通过电话,传真和电子邮件提供一间编辑热线以及一对一的培训。 Blake博士可以在(516)767-9590或通过电子邮件到达 [电子邮件 protected] 他的网站位于 www.writingworkshop.com.

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