为您的业务创建有效系统的10个步骤

由Leslie Allan.
最后更新的2017年7月31日星期一
业务中大多数错误和错误是未明确定义的常见任务程序的最终结果。以下是创建程序和系统的10个步骤,使您的业务更加成功。
如何为您的业务创建程序
图片来源:StockUnlimited.com

现金网投注清晰度是有效组织设计中的三个关键焦点之一,以及人员和技术。然而,随着许多企业的普遍存在的荷拉明现金网投注管理,员工难以做好工作,这很少奇迹。如何处理发票,许多组织批准的客户投诉处理或工程绘制依赖于谁,而不是在合理的商业推理上完成的一周中的哪一天。缺乏流程和角色清晰度,个人特质和政治机动接管。

此外,研究表明,不到20%的产品缺陷和服务问题是由于非随机因素,如恶意员工,机器故障和差的原料。其他80%或更多的问题是由于流程的系统性缺陷。因此,虽然映射您的业务流程相对简单,但涉及不昂贵的资本支出,但它在业务效率和员工承诺中支付了巨大的股息。如果您正在考虑映射您的进程,这里有十个关键指针要记住。

我看到很多组织,都是大小的,继续通过一次性电子邮件等来将重要政策和流程的片段传达给员工。这可能包括新的购买授权策略或新的数据输入程序。期待员工通过过去的电子邮件和其他暂时类型的文件来觅食,只能导致浪费时间和恼怒。

1.涉及实际在映射中进行工作的员工

执行实际工作的员工处于最佳位置,以了解每个现金网投注中的详细步骤。它们也最熟悉普通的障碍和瓶颈以及组织中的关键联系人来完成完成的事情。通过邀请他们加入现金网投注映射团队来涉及您的员工。让管理人员和监督员退出现金网投注映射会议,因为他们有一个与自己主导会议的倾向"expertise."

2.确定流程开始和结束活动

对于每个现金网投注,清楚地识别开始和结束。如果团队在每个映射会话开始,在团队中忽略了这一重要步骤'热情,额外的活动将在进程变得无法管理之前快速蠕动。想想一个触发现金网投注的活动,例如在托盘中出现的发票。这是开始。然后考虑执行的最后一项活动。例如,它可以将物品发布到总帐。

3.确定现金网投注目标和输入和输出

这是工作开始接受员工的新含义的地方。团队负责人应该向员工询问为什么每次进程都进行,每个现金网投注的预期结果是什么。这不仅有助于关注删除非价值的增值活动,但它还使员工在工作生活中具有目的感。

要求团队识别进程的投入和预期的产出将用于澄清在开始之前的现金网投注需要以及下一个进程的客户将在他们开始之前获得的内容。例如,同意窗口小部件组件无法开始,直到提供连接螺钉将消除大量闲置工作正在进行中。

4.确定客户和供应商的要求

接下来,每个团队都需要努力解决该现金网投注的供应商和客户。此步骤是至关重​​要的,因为它识别团队需要合作才能合作,以最大限度地提高业务结果。如果一个现金网投注没有客户,那么消除它没有有用的目的。在现金网投注中工作的每个员工都应为内部客户或外部客户或两者提供服务。然后,每个团队都应该向他们的客户询问他们想要的现金网投注,在质量方面,转身时间,等等。例如,除非符合延期交配,否则购买团队的内部客户可能需要在两天内完成订单。

相反,团队需要澄清他们所需要的内容,内部和外部所需的内容,以有效且有效地进行流程。购买团队可能需要其他部门,例如,在提交之前填写采购订单的所有领域。

5.确定每个进程的流程所有者

对于每个现金网投注,指定一个进程所有者。识别负责现金网投注结束的一个人对确保现金网投注效率至关重要。在流程通过部门流动的情况下,随着所有主要现金网投注所做的,现金网投注所有者需要有足够的权威和可信度来制定跨越这些部门的决策。我知道我知道要快速,有效地拆除被建造的分离部门的筒仓墙壁。

6.管理细节水平

现金网投注地图的魔力在他们看似简单的复杂想法的视觉演示中奠定了。一张图片可以讲千言万语。每个现金网投注映射都应该占用不超过一页,其定义只占用另一页。如果映射占用多个页面,请在每个进程中识别子进程,并在单独的页面上显示每个子进程。使用清除引用将每个子进程链接到其关联的宏现金网投注。我已经看到了在页面后页面的流程映射。这些不仅仅是混淆员工。

不要试图记录组织中继续的所有内容。决定优先现金网投注并集中在这些现金网投注中。您可以从中获得快速获取的现金网投注是与外部客户和供应商的连接以及目前为您提供最大头痛的现金网投注。

7.使用标准化映射约定

你想要的是,组织中的任何人都可以拿起一个流程图并立即理解它们是看待它的看法。

标准化映射映射和格式的地图。映射符号,流动方向,页面布局,字体,标题等,应与一个地图相同。将流程图符号的数量保持为最小值。您不需要超过六个以保持地图易于阅读。

8.获取此现金网投注的协议

如果主要行动者的承诺遵循它们,那么最美妙地记录的现金网投注将意味着没有。紧张的时间将在即将发生的截止日期和不快捷的利益相关者的艰难时期。

我发现有效的是从现金网投注映射团队负责人,现金网投注所有者和接口流程的管理人员获得正式签约(供应商和客户)。这可能看起来矫枉过正,并且你可能会得到一些抵抗,但是,当人们开始借鉴为什么看似商定的现金网投注不适用时,稍后会挽救你的正式协议,以后会拯救你的忧虑。

9.记录现金网投注

团队领导人可以在团队同意流程定义和步骤后做出最重要的事情是将其写下来。什么有效井首先头发,在第一张文章中写下所有流程活动,然后在纸张上编写每个流程步骤,然后将帖子成员放在Flipchart纸上。然后,下一小时左右致力于争论这些活动和步骤顺序。在此辩论现金网投注中可以轻松移动后IT注释。只有在完全协议时,才能绘制以表示流程流程的行和箭头。获取正式绘制的现金网投注,并确保它们可以轻松地访问所有需要它们的人。将它们固定到操作机器,将它们贴在公司内联网上,或将它们放在每个军官的松散叶片中'书桌。把它们放在人们工作的地方,并确保它们是准确的,简洁,易于理解的。

10.传达管理承诺并培训您的团队

虽然映射业务流程不会降低资本支出,但它确实需要协同努力。获取管理团队以显示对项目的可见支持和承诺。这里的活动包括持有常规项目进度会议并奖励最富有成效的团队。如果管理支持被视为零碎或被勉强勉强,球队将迅速宽松和能量。团队领导人需要能够有效组织并管理他们的时间,以及拥有必要的人际和分析思维技能。

每个团队还需要一系列能力;可以创造性地思考的人,绑定团队并通过任务进行跟进,仅举几个。

在缺乏这些技能的地方,需要学习它们。不要吝啬培训团队和他们的团队领导者。这是一个非常明智的承诺,因为这些团队已被证明是发展下一行领导者的肥沃。

用作进一步改进的基础

映射业务流程的主要目标是形成可以实现进程改进的共同理解。如果这是您的组织首次旨在映射其流程,请准备好收到奖金。定义流程的初始行为带来了新的角色,目标和活动的清晰度。对于我与之合作的每个团队,这种新的共享了解在初始映射现金网投注中发现了许多改进领域。

一旦您的团队完成映射其关键流程,将它们转化为持续改进团队。该文件的地图不仅担任商定的基准,以便进行现金网投注改进,也可以为出色的归纳和培训资源提供。现在坐下来看看你的业务飙升。

©Leslie Allan。版权所有。

Leslie Allan是商业绩效的董事总经理PTY Ltd.,他一直在协助组织超过20年,促进各种角色作为项目经理,流程顾问和培训师。访问他的公司's web site at http://www.businessperform.com 对于各种管理领域的丰富信息,建议和工具来源,并下载试用版产品,免费模板和介绍章节。

 
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