7处理最后一分钟会议的战略

由苏珊弗里德曼,CSP
上次更新的2014年3月14日星期五
你有没有发现自己不得不争夺最后一分钟组织一次会议?下次使用这七种生存策略've得计划一点通知。

你有没有发现自己不得不争夺最后一分钟组织一次会议?如果这个艰难的情况出现,如果出现这种艰巨的情况,那么您的指控器准备好所有必要的信息都会充分准备?这就是为什么我开发了以下七项生存策略,以帮助您为不可避免的计划计划,因为你知道我也会发生"someday."

生存战略#1。问题需要。

在跳入自动飞行员之前启动最后一分钟会议组织,挑战请求。由于决定持有会议,因为由于所涉及的成本,既有直接和间接则需要认真考虑,则仔细检查持有会议的理由。制定一些相关的问题,以便询问和了解是否会议替代方案,例如电话会议,达到相同的结果。

生存战略#2。了解基础知识。

如果会议真的需要发生,请确保您计划基础知识:

  • 会议的目的是什么?
  • 它应该在哪里发生 - 在或场外?
  • 什么时候定于日期和时间?
  • 会议议程是什么?
  • 需要邀请谁?
  • 需要什么茶点和小吃?
  • 需要哪些具体的材料和设备?
  • 什么旅行和酒店安排,如果有的话是必要的?
  • 会议预算是什么?

谈到预算时,提醒您的老板质量好,最后一刻购买和廉价通常不相关。现实是最后一分钟定价可能很好地享受溢价。

生存战略#3。开发清单。

清单应该是每个会议策划者守护天使。他们在遇到麻烦时有助于帮助,避免不必要的恐慌。凭借弥补会议拼图的数百个部分,将它们放在一起的唯一方法并将标签保留在所有细节上都有一个清单。成为粉丝的粉丝,考虑每个清单的清单。涵盖所有基地。即使在最后一分钟,也是越彻底的你的成功概率就越大。

生存战略#4。创建联系人列表。

当你需要匆忙的东西时,你打电话给谁?这些是需要弥补您的联系人列表的人。考虑您的设施需求,餐饮,音频视觉等。使用手机,传真和电子邮件信息编译一个手机的列表。将此列表保持每年更新,因为联系人及其信息可以更改。当您找到它们时,还包括有用的网站资源,但请记住预先检查它们。

生存战略#5。建立关系。

不要等到你需要一个人的青睐,而是不断寻找建立“梦之队”或支持网络的方法。建立其他会议专业人员,供应商,供应商和天使的联系基础您可以在最后一分钟拨打电话以帮助您解决。花点时间讨论他们对最后一分钟会议进行处理的战略和资源,并将此信息添加到您的“生存套件”中。别忘了包括你的同事,他们可能愿意并能够在一瞬间提供帮助。

生存战略#6。发展突发事件。

因为你的计划是最后一分钟,所以没有做出你想要的方式的事情就越大。那么你的备份是什么?如果您没有,您的所有原始计划可能会在瞬间销毁,并且您将争先恐后地争抢,以前将第二次策略投入运营。如果您需要它,请在B Ready“在翅膀中”。再一次,你越彻底,拉开这个奇迹的概率就越大。

生存战略#7。学会笑。

保持一种幽默感肯定会有助于防止你生气,生气,沮丧,这些经理将事情留下了最后一分钟,并希望你能够进行奇迹。学会嘲笑他们,让自己保持卫生园的透视生活。如果没有别的话,请记住,笑是一种很大的生存技术,这对您的健康有益,并有助于降低压力和血压水平。

关于作者

由Susan A. Friedmann,CSP,Tradeshow Coach,Placid,NY湖,作者:"Meeting &活动计划的假人,"与公司合作,通过教练,咨询和培训来改善他们的会议和活动成功。去 http://www.thetradeshowcoach.com 注册一周的展览会的免费副本。

 
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