7种管理电子邮件过载的方法

由Peggy Duncan.
最后更新于2014年3月13日星期四
处理电子邮件过载的关键正在开发有效的方法来处理它。使用这七个提示的帮助点将您的收件箱变亮。

你'每天都以一种形式或另一种形式轰炸。你可以'逃离它。与纸张过载有一个不断的战斗,添加电子邮件会导致许多人花费更多时间来尝试管理一切。处理电子邮件过载的关键正在开发有效的方法来处理它。

明智地选择您的服务提供商。 在您注册电子邮件服务之前,您应该检查提供商'■隐私政策。大多数免费服务(以及一些付费的服务)将您的电子邮件地址销售给第三方。在线之间阅读,并了解他们的政策的每一个单词。如果可以,有免费电子邮件是不值得的'停止垃圾!使用Microsoft Outlook,我从我的电脑桌面检查我的电子邮件,而不是被强制转到提供者'S网站和处理弹出广告和他们网站上的其他分心。此外,某些提供商更好地提供内置过滤器以阻止通过系统的垃圾电子邮件。

定期进行收件箱。 You'LL必须建立每天检查您的电子邮件的例程所以它赢了'堆积。留出一天的特殊时间来检查它,并在打开时处理每条消息:删除它,转发,调度,安排它,响应它,文件,或pend。

如果您倾向于在收件箱中保留太多邮件,请设置特殊文件夹以将其移动到。如果在文件夹名称前面放置一个号码,则可以使它们以特定的顺序显示。例如,如果您保留来自客户端的消息,请创建一个名为Main Inbox文件夹"1Clients."然后,为每个客户端创建子文件夹(或者如果您赢了,请在客户端文件夹中放入所有消息't have many.

如果您有消息,则需要在以后跟进,无论是创建一个"2FollowUp"文件夹(或桌面)中的文件夹,标记后续消息,或将消息拖到计算机日历图标或文件夹以设置提醒(Outlook拥有所有这些功能)。

拨弄这个数字"1"在客户端之前,将在收件箱文件夹列表中首先显示该文件夹。把这件事放了"2"在后续的前面将使它显示在文件夹列表中,依此类推。

让人们知道您不想收到某些类型的消息。 很多人绝对不喜欢接受笑话,这一天的想法,连锁信和所有其他电子邮件的消息,这么多人都感到被迫发送。他们希望你停下来,但他们'太尴尬了这么说。

创建一个自动签名,将与您发送的每封电子邮件一起出去,如下所示:"请不要将我的姓名添加到您的分发列表中录音,祈祷,当天的思想,连锁信等。谢谢!"

问你知道停下来的人。 开发一个斯派克送给你所知道的人,你知道谁送给你垃圾,这是这样的东西:"感谢您对我的思考,但努力简化我的电子邮件并管理我的时间,我必须要求您从您的分发列表中删除我的名字're using. Thanks!" If this doesn'工作,打电话给他们,坚定。

使用垃圾邮件过滤器。 使用Microsoft Outlook等功能丰富的电子邮件软件。其垃圾电子邮件功能在传入消息中搜索常用的短语,并将自动将邮件从收件箱中的消息移动到您指定的任何其他文件夹,包括垃圾夹。它也可以改变它嫌疑人被垃圾的邮件的颜色's easy to recognize.

大学教师't回应垃圾邮件发送者。 当您获得清晰垃圾的未经请求的电子邮件时,请勿'回应。响应仅验证您的发件人'重新获得有效的电子邮件地址。相反,如果您的软件有一个,则将它们添加到垃圾发件人列表中,并在不打开它的情况下删除邮件。垃圾发件人列表将阻止来自该发件人的任何未来电子邮件。

设置单独的电子邮件地址。 大学教师'T将您的主电子邮件地址留在网站上的新闻组,如贺卡公司,在线会员目录等。相反,请设置一个单独的电子邮件帐户(也许是免费的),并留下这个地址该网站而不是您的主要。

你 have important work to do. Creating systems for everything you do, including managing e-mail, will help you get a lot more work done than you think you have time to do.


Peggy Duncan是将时间管理工作的作者工作:组织,简化流程,使用正确的技术。在网上访问她 www.peggyduncan.com..

 
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