仓鼠革命

由Mike Song,Vicki Halsey和Tim Burress
上次更新的星期一,3月2日,2020年3月2日
根据凝聚力知识解决方案(CKS)的新调查,员工现在在电子邮件上花费超过40%的工作日 - 并考虑浪费的时间超过三分之一的垃圾。什么'更多的是,公司正在出血大雄鹿 - 每年有3000亿美元 - 损失生产力和利润。这摘要来自仓鼠革命,提供了四种简单,高影响的策略,以获得更少的电子邮件,写入更好的消息,频繁发件人和文件,并更快地查找信息。

如何停止旋转你的轮子 - 并开始 管理 your e-mail

有电子邮件让你像一个轮子上的仓鼠旋转吗?

加入人群。

电子邮件过载是在美国工作场所的流行病。

根据凝聚力知识解决方案(CKS)的新调查,员工现在在电子邮件上花费超过40%的工作日 - 并考虑浪费的时间超过三分之一的垃圾。什么'更多的是,公司正在出血大雄鹿 - 每年有3000亿美元 - 损失生产力和利润。

好的 news?

你'既不是绝望的 - 也不是无助的。

四种简单的策略

那里'很多,你可以做些很多,以处理电子邮件过载。但首先,你'必须停止旋转你的轮子 - 并开始 管理 你的邮件。我们推荐四项低技术,高影响策略:

> Get fewer e-mails.

少得少的最佳方式是 发送 较少的。如何?通过停止使用 - 和滥用的每封电子邮件削减收件人数量 - "Reply to All" and "Cc"功能,以及组分发列表。

>写好消息。

弱主题线和"wall of words" messages don'自从人们不那样工作't read e-mails--they 扫描 他们。使用特定主题行和简短的问候语启动每条消息,然后使用"ABC"将电子邮件的身体分成三个部分的方法 - "Action"(总结您的目的),"Background"(提出你的关键点),和"Close"(澄清下一步)。

>教练频繁发件人。

人们赢了'T奇迹般地向您发送更好的电子邮件。所以选择很简单:提供你常见的发件人一些非常好的提示 - 或者通过他们的真正糟糕的电子邮件遭受痛苦。

>文件并更快地查找信息。

大多数人都有大量重叠的电子邮件文件夹。这意味着"Stuff from the Boss"可以从绩效审查到电影审查中的任何东西。文件智能:创建基于的有限数量的互斥文件夹 内容 - 不发件人,软件或其他一些标准。

从自己开始

如果你'像大多数人一样,你认为其他人都有糟糕的电子邮件习惯和行为 - 不是你。一个例子:CKS调查的超过75%的专业人士表示,他们的同事过度使用"Reply to All"功能,甚至没有15%的担任此类使用和滥用自己。

事实是,我们're 全部 to blame for today'S电子邮件困境。因此,要在工作场所创建变更,请从自己开始。七个经过七次验证:

> Quit boomeranging.

发送五个电子邮件,你得到三次回复 - 即使大多数回复都是aren'必要的。盖上盖子"boomerang effect" - 通过瞬间缩小10%或更多的卷 - 通过消除五个外发电子邮件中的一个。

> Stop--then send.

谁没有'T想要帮助他们工作的信息?所以在发送每封电子邮件之前,停止并询问自己,如果它真的有用 - 及时,局部,有针对性 - 或者你'只需推出自己的许多"me-mail" junk.

>有礼貌 - 有条件。

我们都希望礼貌。尽管如此,并非每封电子邮件都需要回复 - 特别是一个微不足道的"Thanks!"与您的关键联系人达成协议以预订谢谢电子邮件以获得非凡的努力。您甚至可以为您的主题行采用速记 - 缩略语如NRN("No Reply Needed") or NTN ("No Thanks Needed") - 在芽中扼杀不必要的电子邮件。

>安排实时对话。

仅仅因为电子邮件是最简单的频道't mean it's the 最好的 渠道。在发送邀请长期讨论的消息之前,请考虑调度短甜蜜的实时对话。

> Advance your image.

电子邮件可以帮助 - 或阻碍 - 您的专业图像。在拼写和语法上享受很高的优先级 - 无论如何,无论如何'S电子邮件程序 - 轻松进入诸如所有帽,缩写,首字母缩略词,感叹号和表情符号等事物上。

>遵循24小时规则。

大多数人都在瞬间发出了愤怒的电子邮件 - 稍后只会后悔。避免"sender's remorse"通过遵循24小时规则:写电子邮件,但等待一天发送它 - 让自己的时间冷却并创造一个新的,无悔的消息。

> Mind your time.

It'很容易在阅读的循环中陷入困境,并在进入时响应电子邮件。停止对这些无穷的中断 - 让您不要做你的"real job" - 在每天旁边的短时间内留出短时间来查看您的电子邮件。另外,断开你的"ding" - 对您提醒您的声音或符号 - 并将您的电子邮件编程每半小时而不是每隔几分钟同步。


Mike Song,Vicki Halsey和Tim Burress 是电子邮件效率和礼仪的领先专家,以及共同作者 仓鼠革命:如何在管理您之前管理您的电子邮件 (Berrett-Koehler,2007年,19.95美元)。歌曲和BURRESS正在创立凝聚力知识解决方案的合作伙伴。 Halsey是Ken Blanchard公司的应用学习的VP。联系他们在网上 hamsterrevolution.com..

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