管理您的电子邮件

到Jan Jasper.
上次更新于2013年8月3日星期六
当你打开盒子时,你有机会'回复你的垃圾邮件,来自朋友,通讯,是的消息的份额,甚至是实际业务。以下是管理电子邮件的提示所以它不起作用't manage you!

你应该多久检查一次?
有些人只是每天两次检查你的电子邮件,尽可能少的时间支出。这是不现实的。我们的许多最重要的通信现在通过电子邮件完成。对于许多商界人士来说,电子邮件是他们的营销和销售努力的一体化 - 削减这将意味着错失的机会。而不是考虑所有电子邮件作为一个大的时间流失,而是考虑每条信息的目的并提出"这是我的时间好吗?" It'一件事一件事每天一件事一天,通过电子邮件与潜在客户保持联系,并扫描新闻组的领导;它'还有一件事要花几个小时向朋友发送常规Hellos,阅读笑话,或通过垃圾邮件跋涉。

分类方法& prioritizing e-mail
如果您获得大量电子邮件,请先确保首先看到最重要的消息是有两个不同的帐户。您的主要电子邮件地址将是普遍用途 - 这是您在您的名片上的人。第二个电子邮件地址就像一个未上市的电话号码 - 你只给它选择人们,例如重要客户。排序传入电子邮件的另一种方法是使用程序内置的过滤器功能。这会自动将传入的消息从指定的人员路由到自己的单独文件夹。您可以使用过滤器将业务从个人电子邮件中分开。您甚至可以指导不同的客户端'消息到自己的唯一文件夹中。过滤器还可以拦截垃圾邮件。设置过滤器以检测包含单词的传入消息"dear friend," "win," "make money," "hot," "sexy"就像这样,所以他们直接去垃圾桶。

及时处理,然后文件或删除
只要有可能,再次读取每条消息,然后是文件,或删除它。唯一应该在你的收件箱中徘徊的电子邮件是那些你避风港的电子邮件'读取尚未阅读或需要从您的行动。保持您的电子邮件盒式精益是一个很大的时间 - 它将您的收件箱转换为您的待办事项列表的扩展名。您知道收件箱中的项目需要一个动作,而您的消息'已提交或存档了。对于电子邮件,您必须保留,为客户或项目创建文件夹,并拖放电子邮件'读取它们,到正确的文件夹。但是不要'T创造太多的特定文件夹 - 当您需要找到旧电子邮件时,此时会浪费时间'll有太多的看法。另一种方法是在一个大文件夹中存档所有电子邮件 - 那么你永远不会想知道你把它放在哪个文件中。无论您使用哪种方法,定期通过所有文件夹并删除任何不再需要的文件夹。

大学教师't print out e-mails
打破自动打印所有电子邮件的习惯。它大大增加了您必须处理的纸张,浪费吨时间。归档和检索都在计算机中更快,所需的只是几个鼠标点击。理想是使用诸如ACT或Goldmine等联系人管理软件 - 每封电子邮件链接到发送给您的人的名称,也是您发送的电子邮件链接到收件人链接'记录。唯一的时间'必须打印电子邮件的硬拷贝的s是与大多数信息都在纸上的项目中。打印出来并将其放在该文件中。

有用的主题标题
很少有事情比滚动数十个模糊的主题标题更令人沮丧"FYI," "Meeting," and "Question."解决方案?在您发送的所有电子邮件中放置特定主题标题;当收件人回复时,您的标题将携带。结果:您的存储电子邮件将具有明确的主题行,如"4月3日的议程工作人员会议" and "关于史密斯账户的问题"而不是模糊的标题。一些电子邮件管理程序允许您更改已收到的电子邮件上的标题,因此如果有人向您发送具有模糊主题行的电子邮件,则可以更改它。某些程序(如Outlook)具有强大的搜索功能,可允许文本字符串搜索,因此如果您在查找电子邮件时无法进行故障,则可以退回此功能。

快速回复
如果您一遍又一遍地获取大量的电子邮件查询,请在您的电子邮件程序中创建模板,以便快速,例程回复。你可以自定义它们'S仍然比从头写作更快。

发送电子邮件或不发送电子邮件
电子邮件是一个很好的节省时间的工具'重新向几个人发送相同的消息,或者当您需要究竟讨论的内容,例如项目详细信息时。它'也比传真更私有 - 当几个人共享一个传真机时,它'很容易看到其他人'传入传真。但有时电子邮件比保存更多的时间。大学教师'除非您,否则通过电子邮件发送紧急信息'确定收件人在办公室中,并不断查看电子邮件。大多数人依赖语音邮件'退出办公室。此外,如果您需要一个前后讨论,为什么要在几分钟内完成电话解决问题的日子来回发送电子邮件?

Jan Jasper©2002

关于作者

自1988年以来,Jan Jasper一直帮助客户流直线,有效地使用技术,管理信息过载,并形成最佳的工作习惯。 1月是作者"收回您的时间:如何重新获得工作,信息,& Technology" (St. Martin'S按)。通过她的咨询,研讨会和书籍,她帮助成千上万的人更有效地工作。访问 www.janjasper.com。 

 
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