取消该会议的五个理由

由Michael Levine.
上次更新了2020年2月14日星期五
作者Michael K. Levine揭示了了解何时持有和何时取消会议的秘诀,根据领导力的敏捷性的原则 - 严谨,对准和效率。他分享了五个关键因素,确定会议是否值得,或浪费每个人的时间和能量。 
取消会议的五个理由
图像来源:Istock.com

如果有人要求你在大型组织中命名最重要的单一进程,特别是一个深深依赖软件的组织,你会说什么?预算和预测?销售量?产品规划?招聘和人民管理

当然,所有这些都很重要。但我会争辩说最重要的单一进程,对所有这些领域至关重要,是令人愤怒,讨厌,无聊,令人困惑,绝对关键的一切 会议.

大型技术发展需要一种新的领导力,我称之为“敏捷领导”。这个需要:

  • 严格 - 大量的人做出了良好的决定
  • 结盟  - 从所有有东西增加和广泛协议的人的输入
  • 效率  - 这是尊重所有参与者的时间

具有非常准备和执行的会议是一个强大的杠杆点。完成后,会议的目的很清楚参与者进入。地面是充分准备的,背景和背景是广泛共享的。在会议上,参与者自己以严谨的方式制定和考虑选择的工作。在最好的情况下,这种会议可以在共同计划周围进行广泛的对齐,使得分散决策使得在相对和谐中移动团队前进。

另一方面,会议糟糕的会议令人讨厌和浪费。避免它们的最有效的方法是不符合。由于我们不想扔掉婴儿(伟大的会议)与浴室(糟糕的会议)(糟糕的会议),让我们考虑五个理由 不是  有一次会议,保持严谨,对齐和效率:

1.会议是收集信息,所以其他人可以做出决定。 这是财务管理中的常见模式。朱迪财务团队需要了解每个集团的支出和预测,因此她致电每月会议,包括每个成本中心经理。经理一个接一个的经理完成他们的财务状况。团队之间没有互动,没有联合决策。非常方便朱迪,但对其他人来说效率低下。

2.决策者尚不清楚,会议不是关于这一点。 即使是最佳准备和LED会议也会失败,如果决定的路径尚不清楚。一个挣扎的业务流程削减了三个部门,亨利,其中一个领导者,承担维修。亨利是一个有能力的分析师,因此他收集了必要的数据,奠定了一些选择,并开发了一个推荐矩阵来分享。然而,会议本身无处可见 - 三部经理没有对齐,没有问题或者应该在他提出的各种解决方案中决定。亨利可能在他的经理的帮助下,需要更有效地制定领域,以便有效地在他严格的工作中获得对齐。

分析师或小组应该做这项工作,而不是会议。  这是系统分析工作中的常见模式。桑德拉被指控从现有系统到新服务进行数据映射。 她致电两个系统的开发人员会议,一系列业务分析师和测试人员,一些令人难以置信的新能力 - 简而言之,她能够识别谁可以帮助获得映射完成的映射。这对桑德拉有用,但对其他人来说效率低。她可以通过执行简单的地图来获得很多这一点,直接与她无法自己做的物品的关键专家工作,如果需要对齐,在某些复杂的概念上需要对齐,请在这些项目上呼吁聚焦会议。

4.没有足够的准备工作。 亚马逊拥有一个文化框架,减少了这种风险:每次会议是为每个参与者开始一个安静的时间阅读2-6页备忘录。我们大多数人都不幸在这种文化中工作。相反,我们经常与议程的会议随着准备的全部纪念:讨论问题;确定选项;同意前进的道路。没有事先进行适当的分析,不要会议。这样做是一个肯定的路径,无法失败,并且如果对齐结果可能会在错误的路径周围。

5.有不恰当的关注过程。  潜在的许多糟糕的会议是一个流失在过程中的错位。公司正在与潜在的合作伙伴合作,以适应发展/实施项目。这项工作并没有继续,如此,所以在治理状态下,领导者在几个星期内设定了一个日期,以聚集在一起,并对如何进出或者犯下的决定,谁将支付什么。会议是巨大的浪费时间。没有流程或高级领导层参与可以弥补团队的基本无法做出所需的分析工作。不需要会议;需要改变团队领导。回想起来,在未能把任何人放在会议准备上的情况下显而易见 - 没有明显的有效领导者询问!

广泛的蔑视糟糕的会议可以破坏我们对伟大会议需要的热情。迈出第一步并确定会议是否是手头问题的合适工具。如果不是,那么不要举行会议。

Michael K. Levine. 是精益和敏捷软件开发和信息技术专家。他在美国商务部,第一家银行系统和诺韦斯银行工作;是房地产软件公司的首席技术官;并通过违约危机,LED WERS FARGO维修技术。 2011年,他加入了美国银行部署了一个新的分支机构系统;然后是美国银行房屋抵押贷款的技术领先。他现在引导所有消费者贷款和商业银行技术。他的最新书是 人们过度进程:敏捷领导 (生产力出版社,2019年9月30日)。他住在明尼苏达州圣保罗。了解更多 thetalesofagility.com.

 
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