如何运行富有成效和有效的商务会议

由詹妮弗萨兰
最后更新于2019年12月11日星期三
商务会议通常被认为是最不生产的商业活动之一。但有效的会议可以对您的底线产生非常积极的影响。使用这些提示使您的下一个业务会使成功。
商务会议
图片来源:StoryBlocks.com

您的商务会议有多熟练?您会描述为您的会议举行会议的文化吗?在一次会议期间,您是否专注于手头的议程,或者您可以专注于将泡沫杯打入位进入比特?您是否有资格在会议上吃所有的甜甜圈,作为您的议程中的主要成就?如果这些会议情景声音对你熟悉,你并不孤单!许多研究表明,在会议中浪费了更多的时间,而不是任何其他商业活动。据估计,人们在会议中花了20-40%(上层管理人数)的时间,并且会议只有44-50%的效率(来源:Steve Kaye)。通过提高下次会议的效率,您可能会增加您的底线。

提高商务会议效率的第一步是认识到会议是一种合作努力。会议的定义是一个团队活动,在那里选择人们聚集在一起,以执行需要小组努力的工作。因此,所有会议的参与者必须在剩余的重点和及时通过会议上发挥作用。

在致电会议之前,必须首先决定是否有必要。记住会议并不总是最有效的方式。可用的其他选项可能正在发送备忘录或电子邮件。会议律师有责任确定致电会议的必要性,谁应该参加。一般来说,最好邀请尽可能少的参与者(仅限关键球员)。律师还必须审查该组织'S日历,预订会议室,并为议程分配会议促进员。

有效的会议需要领导。领导会议需要注意,信心,创造力,外交,同理心,灵活性,智慧,韧性和是的,幽默!领导者的主要作用是建立会议的地面角色,即:最大限度地减少混乱和中断以及协调行为准则。旨在使会议更有效的团队游戏规则的一些示例是:

1.如果您计划在会议上介绍一项提案或讨论问题,请在会议前几天向所有团队成员发出任何相关信息。

2.审查议程并将任何相关材料与您联系在会议上,以便我们可以做出明智的决定。

唐'在会议前几个会员大厅,并试图将一个想法沿着剩下的喉咙"surprise attack"。将问题保留在板上和包容性。"Fight fair".

4.按时到会议。

5.如果您将缺席,请事先告知别人,并发送待机,谁可以在您的名字中至少做出一些决定。

6.专注于在不同意之前听取和寻求理解。

7.如果您是录音机,会在会议结束后48小时内分发完整和准确的分钟。

8.如果您同意某事,请做到您的说法。彼此负责。

9.讽刺,个人攻击,中断,主导讨论,或在会议期间接触分散注意力的行为都是非生产行为。我们同意不参与其中。

10.在会议期间不同意,但一旦集团作出决定,就需要在会议之外得到的所有人都得到支持。被动抵抗,破坏,负八卦和游击战不行。

11.记得庆祝成功并感谢员工的努力。

除了实施这些概念之外,有效的会议领导者必须执行行为准则,以维持讨论思想的安全环境。会议协调人应迫使会议与会者遵循一些简单的指导方针,以确保有序会议:

  • 团队合作
  • 房间里没有排名
  • 一次一个发言者
  • att
  • 专注于这个问题
  • 尊重他人
  • 暂停判决
  • 允许好奇心
  • 保持保密

在进行会议时,它同样重要的是结束会议。除了按时结束商务会议,应审查议程项目和结果以及任务。还应准备下次会议的设定议程。

有一个有效的商务会议是具有成功业务的关键因素。如果您想要有关此主题的更多信息,请随时与我们联系。


詹妮弗Selland是创始人和总统 经营良好的概念是一家位于1997年成立于1997年的Ocala Florida的人力资源咨询公司,其使命是帮助组织定义和开发顶级人才。詹妮弗拥有超过15年的人力资源管理和行政业务酒店体验。

 
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